お客様の個人情報の取扱いについて
お客様からお預かりした個人情報は、予め通知又は公表させていただいた目的の達成のために必要な範囲内で利用いたします。目的の範囲を超えて利用する必要が生じた場合は、その旨お客様にご連絡(通知)し、かつ同意をいただきます。
また、お客様から個人情報をご提供いただく場合は、その利用又は提供の目的を明らかにし、お客さまの同意を得た上で取得させていただきます。なお、お客様から個人情報をご提供いただけない場合は、ご利用できないサービスがありますことを予めご了承ください。
- 当社及び当社の協力会社は、ご提供いただいた個人情報について、①お客様との間の連絡のため、②会議参加に関して運送・宿泊機関等のサービス手配、提供のため、③会議参加に関する諸手続のため、④会議参加の安全管理のため、⑤当社のサービス契約上の責任において事故時の費用等を担保する保険の手続きのため、⑥会議に関する情報提供や会議の役職の就任依頼のため、⑦会議参加後のご意見やご感想のお願いのため、⑧アンケートのお願いのため、⑨特典サービス提供のため、⑩統計資料作成のために利用させていただきます。
- 当社は取得した参加履歴やWEBでの閲覧履歴等の情報を分析して、当社及び当社と提携する企業の商品やサービス、キャンペーン情報のご案内のために利用させていただきます。
当社は、会議参加に関して各種サービス手配、提供、及び会議参加に関する諸手続きの目的を達成するため、お客様の氏名、住所、電話番号等を会議参加に関わる施設・助成いただいた財団等に、書類又は電子データにより、提供することがあります。
4.個人情報の委託について当社は、お客様からお預かりした個人情報を取扱う業務の全部又は一部を、第三者に外部委託することがあります。委託業者は一定の基準により選定し、秘密保持等の個人情報保護に関する契約を締結した上で、定期的にお客様の個人情報が安全に管理されているかの確認を行う等、委託業者に対する必要かつ適切な監督を行います。なお、第三者に外部委託する場合はその企業名を事前に公表いたします。
5.外国にある第三者への個人情報の提供等について- 当社は、個人情報を外国にある第三者へ提供することがあります。この場合、お客様の同意を得て、以下についてお知らせした上で、個人情報の提供を行います。ただし、主催学会への参加者報告業務のために使用する場合は除きます。
・提供先たる国又は地域
パンフレット、ウェブサイトや電子メール等の電磁的方法によりお客様にお知らせいたします。
・当該国又は地域における個人情報の保護に関する制度等
当社ホームページの「外国にある第三者の個人情報の保護に関する情報等について」をご参照ください。 - 当社は、個人情報を外国にある業者に委託することがあります。委託先国又は地域及び当該国又は地域における個人情報の保護に関する制度等については、当社ホームページの「外国にある第三者の個人情報の保護に関する情報等について」をご参照ください。なお、第三者に外部委託する場合はその企業名を事前に公表いたします。
当社は、お客様の個人情報を常に正確かつ最新の状態で管理するよう努めると共に、以下の安全管理のための措置を講じます。
- 基本方針の策定
・個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等を定めた「個人情報保護基本方針」を策定しています。 - 個人情報の取扱いに係る規律の整備
・個人情報の取得、利用、提供、廃棄等における取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、個人情報の取扱規程を策定しています。 - 組織的安全管理措置
・個人情報保護管理責任者を本社に設置するとともに、全ての事業所に個人情報保護管理者を置き、法令や規程に違反している事実やおそれを把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに監査部による監査を実施しています。
・個人情報の取扱いを含む業務を委託する場合は、個人情報の取扱いに関する事項を契約等において定めています。 - 人的安全管理措置
・全ての社員等に対して、個人情報の取扱いに関する教育を定期的に実施しています。
・個人情報の秘密保持に関する事項を就業規則等に記載しています。 - 物理的安全管理措置
・社員等の入退室管理を行うとともに、個人情報が含まれる電子機器、電子媒体及び書類等の保管、管理、廃棄等に関する措置を定め、実施しています。また、盗難や紛失等を防止するための措置を講じています。 - 技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、社員等が取り扱うデータベース等の範囲を限定しています。
・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入するとともに、個人情報を含む通信に必要な情報漏洩等の措置を実施しています。 - 外的環境の把握
・外国へ個人情報を提供する場合は、当該国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、必要な安全管理措置を講じています。
当社が保有するお客様の個人データ(開示対象個人情報)の利用目的の通知、開示、その内容の訂正、追加、若しくは削除、その利用の停止等、又は第三者への提供の停止をご希望の方は、必要となる手続きについてご案内いたしますので、次のお問合わせ窓口までお申し出ください。その際、法令及び当社内規に従い、遅滞なく必要な措置を取らせていただきます。また、ご希望の全部又は一部に応じられない場合はその理由をご説明いたします。
- 個人データの利用目的の通知、訂正･追加･削除、等のお申し出先
ご利用いただいた販売窓口(当社支店並びに提携販売店)にお申し出ください。 - 個人データの開示・利用停止・提供停止・消去のお申し出先
個人情報開示・利用停止等申込書に必要事項をご記入の上、本社お客様相談室へ郵便でお申し込みください。
個人情報開示･利用停止等申込書(開示、第三者提供記録の開示)/PDF形式113KB
個人情報開示･利用停止等申込書(利用停止、提供停止、消去)/PDF形式106KB - 個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情のお申し出先
本社お客様相談室
〒814-0012 福岡市早良区昭代2丁目5-24
担当者 ：個人情報保護管理責任者(代理)：お客様相談室長
TEL 092-986-4867
Mail cs[_at_]conferenceservice.jp（[_at_]を＠に変えて送信ください）
営業時間：平日（月〜金曜日：土日祝日はお休み）9:00〜17:00 - お客様は、当社との個人情報に関する苦情について、当事者間で解決ができなかった場合は、下記の協会に、その解決について助力を求めるための申出をすることができます。
一般社団法人 全国旅行業協会(ANTA)消費者相談室(個人情報保護担当)
当社ホームページにおいて個人情報を送受信する際は、「ＳＳＬ」(※１)と呼ばれる暗号化通信を採用しております。さらに、「ファイア・ウォール」(※２)を設けて不正アクセスを防止しており、ご登録いただいた個人情報が外部に漏れることのないよう、情報の管理・保護に努めております。
※1「ＳＳＬ(Secure Socket Layer)」は、インターネット上で情報を暗号化し送受信する技術です。
※2「ファイア・ウォール」は、コンピュータネットワークへの不正侵入を防ぐシステムです。
当社ホームページでは、お客様に一層便利にご利用いただくため、一部サイトで個人関連情報(Cookie等)を使用しております。なお、お客様のご利用のブラウザが「Cookie」の機能を制限している場合は、一部のサービスがご利用になれないことがあります。
Cookie等の個人関連情報の詳細は、当社ホームページの「個人関連情報について」をご確認ください。
当社ホームページは、法律の異なる全世界の国々からアクセスすることが可能ですが、当社ホームページのご利用に関しては、日本国の法律が適用されるものといたします。従いまして、当社ホームページ上の掲載物が違法となる地域からのアクセスは禁止いたします。
11.管轄裁判所について個人情報の取扱いに関する紛議が生じ仲裁及び訴訟にて解決する場合は、福岡簡易裁判所又は福岡地方裁判所を第一審の管轄裁判所といたします。
12.改正について本文書は、2025年4月8日に更新いたしました。当社は、お客様の個人情報保護の徹底を図るため、又は法令その他の規範の変更に対応するために、個人情報保護基本方針を改正することがあります。
制定 2014年03月01日
改訂 2025年04月08日
株式会社カンファレンスサービス
代表取締役 次郎丸 沢